Le groupe ACF se digitalise avec Visiativ Document Assurance

Visiativ : Pourriez-vous présenter ACF et votre rôle au sein du groupe ?

Christophe TROULIER : ACF, est un groupe de cabinets d’experts comptables. Le premier cabinet ACF a été créé en 1973 par M. Paul FIRBAL, que j’ai eu la chance de développer avec mon épouse dans les années 90. C’est à la retraite de M. FIRBAL, en 2007, que j’ai entièrement repris le cabinet. Nous avons poursuivi sa croissance via des acquisitions externes, c’est-à-dire, en faisant l’acquisition des cabinets de confrères qui partaient à la retraite soit 9 cabinets.

Aujourd’hui le groupe est composés de 10 agences d’experts comptables dont 10 associées et 180 collaborateurs répartis dans les départements du Cantal, de la Lozère, du Puy de Dôme, du Rhône et de la Loire.

Président du groupe dès sa constitution, je m’occupe de la cohésion entre les différents cabinets et j’anime également la filiale ACF Consulting (située à Saint-Flour), notre filiale en charge de développer les outils digitaux auprès de nos clients.

Comment s’est faite la mise en place de l’outil Visiativ Document  (anciennement NOVAXEL) dans vos agences ?

Nous avons rencontré les équipes de Visiativ en janvier 2016, puis déployer Visiativ Document Experts-Comptables dans l’agence historique de Saint-Flour et cela de manière radicale. Ce sont les collaborateurs qui ont été demandeur pour digitaliser l’intégralité de leur processus. Dès le milieu 2016, les archives avaient été dématérialisées. L’arborescence et les workflows ont ensuite été réfléchis pour permettre de digitaliser la quasi-totalité des processus récurrent en interne, ainsi que la mise à disposition des documents juridiques, sociaux et comptables auprès des clients. En 2017, le cabinet était entièrement digitalisé, tous les dossiers papiers sur l’activité d’expertise comptable, commissariat au compte, juridique et sociale avaient disparus. Avant la mise en place de cet outil, nous avions aucune solution digitale. Nous sommes passés de rien à tout.

Les réticences des collaborateurs au changement ont rapidement été amortis car ils ont été convaincus et intéressés en amont de la mise en place d’un outil de ce type. De plus, ce sont eux qui ont choisi la solution Visiativ. Nous avions prévu un processus de mise en place de plusieurs étapes en plusieurs mois, voire plusieurs années mais les collaborateurs ont demandé qu’on aille plus vite dans l’intégration et le déploiement. La mise en place de l’outil a été un vrai challenge en interne et il y a vraiment eu une émulation positive autour de ce projet.

En fait, les collaborateurs avaient, dès le départ bien compris les enjeux ; notamment que nous étions devenus de plus en plus des « cerfat-thologues » c’est-à-dire des remplisseurs de cerfats. De ce constat il devenait important d’automatiser toute cette partie de production extrêmement récurrente afin qu’elle soit la moins douloureuse possible. Certaines relances clients ou lettres de missions qui ne revenaient pas, qui étaient parties dans la nature ont été gérées par des automatises d’affectation numérique dans des dossiers signés.

Dans nos 9 autres agences, le déploiement de la solution ne s’est pas fait aussi rapidement. Dans nos processus internes ; c’est d’abord la maison mère qui teste et ensuite, suivants les résultats, les associés décident de déployer ou non la solution. Cela permet de capitaliser sur la connaissance de l’outil. Il y a donc eu un décalage de plusieurs années dans la mise en place de l’outil dans les différentes agences. L’implication des collaborateurs dans ce type de projet détermine également le temps du déploiement de l’outil.

Aujourd’hui, Visiativ Document Experts-Comptables est présent dans toutes les agences du groupe ACF et le papier a presque disparu de tous nos cabinets. Je dis presque car certaine agence utilise encore l’outil de manière hybride, l’acculturation n’est pas encore complète. Dans l’agence de Saint-Flour, nous n’avons plus aucun papier.

Auriez-vous un exemple concret des bénéfices de cette solution pour vos agences ?

Voici un exemple qui montre l’intérêt de dématérialiser et automatiser les processus à faible valeur ajouté.

Le 17 mars 2020 c’est début du confinement en France. Dans l’agence de Saint-Flour, les collaborateurs viennent récupérer leur ordinateur pour travailler depuis chez eux, puisqu’avec Visiativ Document Experts-Comptables, ils avaient accès à distance à tous leurs dossiers numériques, aucun dossier papier n’a été transporté. Pour chacun, il y a eu une facilité extrême d’adaptation au travail à distance. Certains confrères ont été à l’agonie pendant le confinement, alors que pour nous cela a été très confortables grâce à l’utilisation de l’outil Visiativ. Nous étions très sollicités par nos clients et les collaborateurs pouvaient totalement répondre aux demandes et travailler de leur maison.

Cependant pour notre secrétaire en charge de la facturation cela ne s’est pas passé de la même manière. Elle avait à envoyer les factures clients déjà imprimées. Etant sur le site, j’ai réalisé cette tâche ; j’ai plié les factures, coller les enveloppes puis poster les lettres pour nos 1 300 clients. J’avais passé 3h à cette tâche car il y avait autant de factures que de clients soit 1 300 factures à envoyer. Le soir, nous nous sommes dit qu’il était impossible en 2020, d’effectuer des tâches aussi longues et chronophages sans valeur ajoutée. Donc le lendemain nous avons fait le nécessaire pour basculer toutes les factures papiers en factures électroniques pour tous nos clients. Nous avions pour objectifs de passer à la dématérialisation totale des factures en 3 mois, ce qui en réalité a pris un peu plus de temps car nous étions le premier cabinet comptable à se lancer dans la facturation électronique ! 

Un autre exemple cette fois sur les avantages de la qualité et sécurité juridique de l’outil. Un client a été mis en examen pour un sujet de droit pénal. Dans le cadre de son procès, nous avons dû à la demande de ce client, éditer un certain nombre de documents et d’attestations. Le procureur été agacé de voir ces documents arriver car cela déconstruisait sa stratégie à l’encontre de notre client et il pensait que les documents avaient été produit par notre cabinet, la veille au soir et donc qu’ils n’avaient aucune valeur juridique. De là nous avons contacté cette personne, pour l’inviter à lui présenter notre solution Visiativ Document Experts-Comptables, pour qu’il voit que les documents étaient horodatés ; que l’on pouvait voir à quels moments les documents avaient été déposés sur la plateforme et par qui; ce papier était un vrai élément et n’avait pas été falsifié. Les fonctionnalités de l’horodatage et de la gestion de droit sont des vrais éléments d’assurance complémentaires pour notre métier.

Le mot de la fin ?

La rencontre avec Visiativ a été une belle rencontre, la mise en place de la solution Visiativ Document Experts-Comptables a révolutionné positivement notre quotidien.