WILO : Digitaliser ses processus métiers pour accroître la performance de l’entreprise

WILO est un groupe allemand spécialisé dans la conception et la fabrication de pompes et de systèmes de pompage pour les marchés du Bâtiment, du Cycle de l’eau et de l’Industrie. WILO France emploie environ 800 personnes sur 2 sites et a réalisé un chiffre d’affaires de 213 millions d’euros en 2020. Lydie Chadal est responsable du système qualité. Dans cette interview, elle explique pourquoi digitaliser ses processus métiers contribue à la performance et au développement de l’entreprise.

Quels sont vos enjeux de transformation numérique ?

WILO place le numérique au cœur de son projet d’entreprise. C’est pourquoi, en 2019, l’entreprise a lancé le projet « Laval Digital », dont l’objectif est de faire du site industriel de Laval une référence de l’industrie du futur. Nous avons d’ailleurs obtenu le label « Vitrine Industrie du Futur » décerné par l’Alliance Industrie du Futur.

En tant que responsable du système qualité, ma problématique de départ était la suivante : je rencontrais des difficultés à gérer et à centraliser l’ensemble des actions de l’entreprise, dispersées dans des instances différentes. J’avais besoin de centraliser les différents flux d’information.

La qualité, ce n’est pas uniquement la qualité produit, au sens de la traçabilité et de la mise en conformité… La qualité, c’est faire en sorte que les processus de l’entreprise fonctionnent correctement pour la rendre performante.

C’est à ce moment-là que j’ai mis en place chez WILO France, le Visiativ Workplace. Cet outil me permet de digitaliser les processus métiers et de créer des workflows centralisés au sein de la même plateforme, en toute autonomie.

Concrètement, qu’est-ce que le Visiativ Workplace vous permet-il de faire ?

Je crée des workflows pour tous les métiers de l’entreprise, que ce soit pour des fonctions business comme le marketing, les ventes, les services, le management et le développement produit. Ou des fonctions support comme la qualité bien sûr, la finance, les RH, la production ou la logistique.

L’outil est très facile à prendre en main : je suis autonome et donc force de proposition pour les métiers.

A titre d’exemples, voici quelques workflows mis en place et qui ont montré leur efficacité.

Pour le commerce, j’ai créé un workflow de remontée des réclamations clients vers la fonction qualité. Il permet de faciliter les remontées d’infos du commerce, et d’avoir la traçabilité des actions correctives faites sur ces réclamations.

J’ai également créé un workflow pour les gestes commerciaux afin que les managers valident les montants. Les directeurs commerciaux sont ravis car il y a une meilleure maitrise.

Côté finance, ils ont besoin de gérer beaucoup d’autorisation. J’ai donc créé un workflow pour la gestion des avoirs clients, et la validation des investissements machines. Les collaborateurs des méthodes sont fans de ce workflow car avant, ils faisaient leurs demandes d’autorisation d’investissement machines sur papier, devaient les faire signer par plusieurs personnes…

Quel a été l’accueil du nouveau Workplace par les collaborateurs ?

Il y a eu un très bon accueil de la nouvelle interface du Visiativ Workplace, mis en place au lancement du projet Laval Digital. Cette vague de digitalisation a suscité un vrai engouement général !

Il faut dire que le Workplace est très ergonomique, chaque workflow est classé par métier et dispose d’une tuile. Comme une application sur un smartphone.

Les managers en sont fans et en ont fait la promotion auprès de leurs équipes, ce qui a fortement contribué à généraliser l’utilisation de l’outil. Notamment du côté du commerce, de la finance et de la production.

Quels sont les principaux bénéfices que vous en retirez ?

Le principal gain pour l’entreprise à digitaliser ses processus métiers, c’est de pouvoir désiloter les différents métiers en centralisant les flux d’information. Cela nous permet de mettre de l’horizontalité en faisant parler les données entre elles.

L’autre bénéfice majeur, c’est la mise à disposition d’indicateurs. Ce module permet d’avoir une remontée automatique des indicateurs de performance, pour un meilleur pilotage des KPI.

Par exemple, j’ai mis en place un workflow pour faire des audits de poste : je n’ai plus qu’à me rendre sur la tuile dédiée, où je retrouve ma check list des audits de poste, avec une remontée des indicateurs comme le taux de conformité, photos à l’appui.

Côté production, tous les documents sont centralisés et organisés par ligne de production. J’ai également mis en place le premier workflow complété par des opérateurs de production. L’opérateur vient renseigner tous ses contrôles. Avant, il renseignait ses contrôles sur un fichier Excel.

Grâce au workflow, tout se customise, tout est transparent. J’ai un très bon retour, les opérateurs ne souhaitent pas revenir en arrière.

D’un point de vue réglementaire, l’outil nous aide en particulier pour les autorisations de mise en service d’un nouveau moyen de production. S’il y a un accident du travail, nous devons fournir les preuves de conformité dans les quelques heures. Avec l’outil, tous les documents sont centralisés, on les retrouve en 5 min.

Les résultats ?

Avec le Visiativ Workplace, créer des workflows et digitaliser ses processus métiers ne nécessite aucune compétence informatique. Je suis très autonome, j’en développe autant que je veux, pour un coût 0. Ce qui est très rentable par rapport à d’autres outils où il faut faire des cahiers des charges, et prévoir un budget… Il s’agit d’un énorme gain de performance et de rentabilité.

De plus, l’outil me permet de fiabiliser les flux d’information et les circuits de validation. Rien n’est oublié, tous mes processus sont fiabilisés. Il y a un suivi jusqu’à la mise en œuvre.

Aussi, la plateforme favorise la collaboration et la transparence : toutes les fonctions peuvent visualiser les documents et les workflows. Bien sûr, je peux gérer des niveaux de confidentialité si je le souhaite.

En résumé, l’information est partagée et maîtrisée : en un coup d’œil, sur le portail, les collaborateurs voient les tâches qu’ils ont à traiter ou à valider.