Définition : GMAO

Quels sont les avantages à mettre en place une solution de GMAO ?

Centraliser les données

La solution GMAO permet de stocker au mêmes endroit toutes les données relatives à l’exploitation-maintenance des bâtiments dans un référentiel unique : les installations techniques et leur documentation technique associée, les requêtes des occupants, les travaux réalisés, en cours et à venir pour chaque bâtiment géré, les ordres de travail pour toutes les équipes, l’état des stocks pour les pièces de rechange, ainsi que la documentation relative aux consignes de sécurité. La GMAO garantit ainsi la continuité des services quelles que soient les circonstances et notamment en cas d’absence d’un responsable ou d’un technicien.

Réduction des coûts

La GMAO permet d’assurer la pérennité des bâtiments et des équipements en intervenant de manière préventive et non plus seulement pour des interventions de dépannage : on parle alors de maintenance préventive. Grâce à l‘IoT, Des systèmes d’alerte  peuvent désormais prévenir de la nécessité de réaliser une opération de contrôle pour éviter des pannes plus coûteuses.

Elle permet également une meilleure maitrise des coûts grâce à l’optimisation de la gestion des stocks de pièces détachées. Une solution de GMAO permet par exemple de disposer d’un stock optimal en fonction des besoins machines. Cette anticipation des besoins permet de réaliser les achats dans de bien meilleures conditions que ceux faits dans l’urgence.

Amélioration des performances

Grâce à une planification optimisée des équipes d’interventions, le Facility Manager bénéficie d’une vision globale et complète des travaux de maintenance à effectuer et des équipes disponibles. Il peut ainsi attribuer rapidement les tâches aux techniciens compétents.

L’accès aux informations techniques de chaque équipement (suivi des contrats de maintenance, plans des installations, comptes rendus des dernières interventions réalisées, même par un sous-traitant etc…) permet aux équipes de maintenance d’accéder à l’ensemble des informations nécessaires pour un service rendu optimal.

Augmenter la satisfaction des clients

Un logiciel de GMAO utilisé par des prestataires de maintenance permet également d’améliorer la satisfaction et la rétention des clients par le biais d’une solution de gestion des interventions plus rapide et bien souvent plus efficace. En effet, les infrastructures sont mieux pilotées grâces aux nouvelles technologies, on évite ainsi les situations d’urgence souvent coûteuses, et la résolution des imprévus se fait de manière plus fluide.

Comment choisir son logiciel de GMAO ?

Pour mener à bien un projet de GMAO au sein d’une entreprise, il est indispensable de préparer en amont son installation. De la décision d’intégrer un logiciel de GMAO jusqu’à son installation, voici les 7 étapes à suivre :

• Étape 1 : Déterminer les objectifs visés en mettant en place une GMAO. La méthode QQOQCCP (Pour qui ? Pour quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?) peut aider à clarifier les buts d’un tel projet.

• Étape 2  : Répertorier les besoins de l’entreprise en s’appuyant sur l’avis d’un groupe pluridisciplinaire représentant l’ensemble des services (production, maintenance, comptabilité, informatique, etc.). Ces besoins sont inscrits dans un cahier des charges qui permet de déterminer les fonctions du logiciel de GMAO qui seront utiles : tableaux de bord, espace de communication, module pour réserver certaines ressources (véhicules de service, salles de réunion, etc.), ou outil de gestion de certains services (restauration, conciergerie, etc.) par exemple.

• Étape 3 : Fixer le budget alloué à ce projet.

• Étape 4 : Choisir une solution de GMAO adaptée aux besoins identifiés en étape 2 de l’entreprise avec les fonctions utiles définies dans le cahier des charges. Cette étape est essentielle, car un mauvais choix de logiciel ou d’option peut remettre en cause tout l’intérêt du projet. C’est notamment le cas si la plateforme n’est pas adaptée à l’activité de l’entreprise ou si des fonctions inutiles viennent parasiter l’utilisation du logiciel. Il est donc indispensable de bien encadrer son projet et de se faire accompagner par des professionnels des plateformes de GMAO spécifiques à son domaine d’activité (par exemple choisir une GMAO spécifique pour immobilier.

• Étape 5 : Former le personnel au logiciel de GMAO afin de faciliter la prise en main du nouvel outil et changer les anciennes habitudes.

• Étape 6 : Désigner un responsable du projet de GMAO qui aura la charge de gérer la préparation, l’installation et la pérennité de la plateforme. Il sera l’interlocuteur privilégié pour les sujets relatifs à la GMAO. Il centralisera les remontées de tous services concernant la mise en place du logiciel et les éventuelles difficultés rencontrées.

• Étape 7 : Informer régulièrement le personnel sur les gains de productivité obtenus grâce au système de GMAO afin de les impliquer complètement dans le projet et leur montrer l’intérêt des données collectées par le logiciel.

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