Définition : Logiciel GED

Qu’est-ce qu’une solution de GED ?

L’acronyme GED signifie « Gestion électronique des documents ». Il désigne l’ensemble des procédés digitaux, comme les logiciels de gestion documentaire et les systèmes de gestion, qui visent à organiser et à gérer des documents dématérialisés, ou documents numériques, au sein d’une entreprise.

La Gestion Électronique des Documents est une solution technologique incontournable pour les entreprises cherchant à optimiser leur gestion documentaire dans le cadre d’une transformation digitale. Elle permet en effet de digitaliser, de classer, et de sécuriser les documents en vue d’offrir une accessibilité et une efficacité sans précédent.

Visiativ Document est une solution de GED pour les professionnels de nombreux secteurs d’activité tel que l’industrie, l’assurance ou l’ expertise-comptable. La GED s’inscrit dans la démarche de l’ECM (Enterprise Content Management), ou gestion de contenu d’entreprise dont l’objectif est de faciliter l’accès à l’information au sein des entreprises.

Quelles sont les fonctionnalités clés d’un logiciel de GED ?

Numérisation des documents

De nombreuses entreprises utilisent encore le format papier dans leur gestion quotidienne. Un logiciel de GED doit permettre d’opérer une dématérialisation efficace en convertissant les documents papiers historiques en version numérique, et en facilitant la gestion quotidienne des document déjà numérisés transitant dans l’entreprise.

Stockage sécurisé

Ce second point découle du premier puisque la gestion des documents électronique nécessite le stockage de ces derniers. La notion de sécurité informatique est de plus en plus importante dans la mesure où  les enjeux financiers liés à la cybersécurité des entreprises n’ont jamais été aussi grands. En effet, l’augmentation des cyber-attaques impose une stratégie adéquate pour la protection des données de l’entreprise.

Gestion des droits d’accès

Cette fonctionnalité de base est un must-have que tout logiciel de GED doit proposer, afin de pouvoir contrôler les permissions d’accès, de modification ou de partage des documents en fonction de la fonction des utilisateurs. Cette gestion des droits d’accès permet notamment de contrôler la diffusion des documents en fonction de leur niveau de confidentialité pour les rendre accessibles uniquement aux personnes autorisées (exemples : documents RH…).

Indexation et recherche

L’indexation des documents est une étape particulièrement cruciale car elle permettra par la suite, si elle est effectuée correctement, de faciliter les recherches des utilisateurs.

Le logiciel de GED doit permettre de pouvoir intégrer un ensemble de métadonnées comme le titre, l’auteur, le service, le type de fichier, le type de validation, la date … qui permettront de classifier le document et de pouvoir effectuer des recherches avancées dans l’outil.

La GED peut également intégrer une technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour faciliter d’avantage la fonction recherche sur des documents qui auraient été scannés par exemple.

Workflow et travail collaboratif

Certains documents de l’entreprise sont intégrés dans des cycles de vie rythmés par un certain nombre d’étapes, notamment de validations, devant être effectuées par différentes personnes de l’entreprise.

Le logiciel de GED doit permettre de réduire le temps de traitement de ces workflow en facilitant les étapes de validation du document grâce notamment à une interface facile à utiliser, un système d’alerte efficace, une gestion des signatures électroniques…

Interopérabilité

Pour que l’efficacité d’une solution de GED soit optimale, il faut qu’elle soit compatible, ou encore mieux, intégrée aux différents outils de l’entreprise par lesquels transitent des documents : c’est par exemple le cas des systèmes de gestion de la relation client (CRM) ou des plateformes de ressources humaines (RH).

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Quels sont les avantages d’un logiciel de GED ?

Optimisation de la productivité

La GED élimine le temps perdu dans la recherche de documents papier et simplifie les processus de validation et de partage des documents au sein des différents processus métiers. Cela qui se traduit par une augmentation significative de la productivité de l’entreprise.

Amélioration de la qualité

L’accès à un référentiel documentaire de qualité facilite la centralisation au sein d’un espace partagé et collaboratif. Toute personne impliquée dans la démarche qualité peut dès lors consulter les informations importantes, grâce à la diffusion efficace des documents et à la gestion de contenu intégrée. On augmente la capacité de l’entreprise à s’adapter aux exigences réglementaires et l’on améliore également la qualité du service client grâce à une réactivité accrue et à une meilleure remontée des besoins clients.

Ainsi, la prise en compte des besoins clients grâce à la GED pour une adaptation rapide au marché en fait un avantage concurrentiel important.

Amélioration de la sécurité des données

Les solutions de GED offrent des fonctionnalités avancées de sécurité et de conformité, telles que le chiffrement des données, la gestion des versions, et les sauvegardes automatiques, pour protéger les documents contre les pertes et les cyberattaques.

Comment choisir le meilleur logiciel de GED ?

La définition de ses besoins

Identifiez les besoins spécifiques de votre organisation en matière de gestion documentaire et déterminez les fonctionnalités essentielles de votre solution GED. Pensez à vos besoins présents, mais n’hésitez pas à vous projeter à court et moyen terme. Il vous coûtera en effet peut-être plus cher de devoir changer à nouveau de solution, plutôt que de payer des fonctionnalités dont vous n’avez pas encore besoin mais qui pourraient vous être utiles par la suite.

Le type de stockage

Il n’y a pas de politique de GED réussie sans réflexion poussée sur le stockage des données. Où doivent-elles se trouver ? Sur site ou dans le Cloud ? Et pourquoi pas les deux ? En France, en Europe, plus loin ?

La réponse à ces questions n’est pas anodine : il s’agit aussi pour toute entreprise de se placer en conformité avec le RGPD (règlement général sur la protection des données), qui doit permettre, si vous stockez des données concernant des particuliers, aux propriétaires de ces dernières d’exercer leurs droits de modification, de limitation ou de suppression dans des délais raisonnables.

Comparer les offres

Il existe de nombreux logiciels de GED, et tout autant de déclinaisons adaptées aux besoins spécifiques de chaque secteur d’activité. Chez Visiativ, nous avons par exemple développé une solution GED adaptée aux besoins des experts comptables, une autre dédiée aux besoins de l’industrie, aux agents d’assurance, aux métiers de l’immobilier, de la qualité et des transports.

Il est donc primordial de faire le tour des logiciels existants pour sélectionner ceux les plus adaptés à votre activité et à vos objectifs, et qui seront les plus à même de s’interconnecter avec vos systèmes existants.

N’hésitez pas à demander des démonstrations ou des essais gratuits pour évaluer l’adéquation de la plateforme GED avec vos besoins.

Consulter des experts

Il peut également être bénéfique de consulter des experts en GED ou des consultants en technologie de l’information qui pourront vous fournir des recommandations basées sur l’expérience et l’expertise acquise auprès d’autres entreprise dans le domaine. Passer par une première phase de diagnostic peut vous permettre à la fois de conforter votre choix, ou d’élever votre réflexion vers des aspects auxquels vous n’auriez peut-être pas pensé dans le cadre de votre démarche de transformation digitale.

Consulter un expert GED

Comment mettre en place un logiciel de GED ?

Si la Gestion électronique des documents nécessite de réaliser quelques ajustements dans les process de l’entreprise pour tendre vers le zéro papier, il est assez aisé de mettre en place un logiciel de GED en respectant certains points.

La migration des données

Cette première étape consiste à enregistrer, classer et indexer les éléments qui vont venir enrichir une « bibliothèque numérique ».

Concrètement, les documents papier seront alors numérisés (de manière automatique ou humaine, selon le volume à traiter et l’importance de la sélection à effectuer en amont). Les fichiers numériques préexistants seront collectés en vue de leur intégration. Enfin, une politique d’échange de données informatisées (EDI) sera définie, afin de réduire, petit à petit, le « flux » de documents papier, au profit de leurs pendants numériques. Durant cette étape, il sera important de veiller à la qualité et à la sécurité des données des documents manipuler pour éviter de possibles fuites.

La gestion

La phase de gestion permet de définir le niveau d’habilitation et le rapport aux données générées de chacun des collaborateurs. En effet, certains pourront tout consulter, d’autres (par exemple chez les fournisseurs) n’auront accès qu’à certains éléments, d’autres encore pourront consulter ET modifier les documents…

Bref, il s’agit tout simplement de s’assurer que les informations contenues dans les documents seront en sécurité, et qu’elles seront accessibles aux bonnes personnes. Une sécurité qui sera accrue par l’historique des consultations, permettant de savoir qui a ouvert quel document et à quel moment !

Formation des utilisateurs

Assurez une transition en douceur en formant vos employés à l’utilisation efficace de la nouvelle solution GED. Le choix d’une solution simple d’utilisation et accessible rapidement permettra d’accélérer considérablement cette étape qui est sans doute la plus importante pour que votre démarche qualité puisse en bénéficier de manière efficace.

Maintenance et évaluation continue

Mettez en place des procédures de maintenance régulière et évaluez périodiquement l’efficacité de votre solution GED pour effectuer les ajustements nécessaires.

Faites-vous accompagner par un spécialiste de la question pour une mise en place efficace et adaptée aux différents types de documents et à vos processus métiers. En effet, selon que vous recherchiez une GED pour des documents administratif ou une GED pour gérer des données produits, la solution GED à vous conseiller sera différente.

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