Digital : 5 outils pour atteindre l’excellence opérationnelle

Avec la transformation numérique, l’excellence opérationnelle, rêve de tout gestionnaire d’entreprise, est à votre portée. Mais, concrètement, comment l’atteindre ? Grâce aux 5 solutions digitales présentées dans cet article !

La GED pour tout retrouver

Le digital peut vous aider à atteindre l’excellence opérationnelle grâce aux documents… digitalisés, forcément. Cette opération a un nom : la GED, pour Gestion électronique des documents. Cette opération de dématérialisation permet de répondre à deux enjeux principaux :

• • La sécurisation du patrimoine documentaire. Avec la GED, les informations sont stockées sur des serveurs certifiés et sécurisés, qui vous assurent que celles-ci ne sont partagées qu’avec des gens (collaborateurs, fournisseurs, clients, partenaires…) habilités à les consulter.
  • L’optimisation des process internes. C’est le cœur de l’excellence opérationnelle. Avec la GED, les délais de traitement sont réduits. Les décisions sont prises plus vite. La satisfaction (des clients aux collaborateurs) s’améliore.

Un intranet collaboratif pour favoriser les échanges

L’excellence opérationnelle de l’entreprise connectée passe aussi par la circulation de l’information au sein de l’organisation. Et, pour cela, quoi de mieux qu’une digitale workplace, que l’on appelle également « intranet collaboratif » ?

L’idée ? Mettre à la disposition des collaborateurs et de l’entreprise une solution web de communication et de partage. Celle-ci offrira aux salariés un espace de partage et de collaboration en temps réel, qui leur permettra de prendre la parole, d’avancer sur des dossiers, des défendre des points de vue, quel que soit l’endroit où ils se trouvent sur la planète. De plus, un tel espace contribuera à la dématérialisation des processus administratifs courants, pour encore plus d’efficience au quotidien. Enfin, la plateforme collaborative, en bénéficiant de fonctions de recherche intelligente, permettra d’apporter la bonne information à la bonne personne, en un temps record.

Un outil de prise de commandes en mobilité pour être réactif

Sur le terrain (presque) toute l’année, les commerciaux sont la clé de voûte de l’excellence opérationnelle. Il convient donc de leur mettre entre les mains les outils pour vendre mieux, convaincre plus vite et multiplier les commandes. Et le premier d’entre eux, c’est bien sûr le logiciel de prise de commande mobile.

Avec un tel outil, chaque commercial dispose ainsi d’une vision « augmentée » de ses clients et prospects. Il peut consulter des statistiques des ventes, un aperçu de la situation comptable, et les tarifs et promotions auxquels les clients ont droit. Il peut montrer son catalogue sur tablette, zoomer, donner des informations plus détaillées sur ses produits. Et, surtout, valider des commandes, envoyées directement à l’atelier ou à l’entrepôt, pour un traitement plus rapide et une plus grande satisfaction des clients.

Un CRM pour l’efficacité commerciale

Avec un CRM Force de vente évolutif et entièrement paramétrable, les commerciaux sont en mesure d’atteindre l’excellence opérationnelle promise par la transformation numérique. Utilisable en mode « connecté » comme « déconnecté », cet outil propose une vue synthétique de l’ensemble des indicateurs clés de l’activité commerciale, aide à planifier les visites des commerciaux et les opérations commerciales.

Surtout, le CRM permet de partager les données avec le reste des collaborateurs, ces derniers pouvant, si besoin, les compléter, qu’elles concernent les clients ou les produits. De quoi fluidifier, encore une fois, la circulation de l’information au sein de l’entreprise.

Une maintenance connectée pour anticiper les pannes

L’excellence opérationnelle passe, enfin, par des opérations de maintenance réalisées avec sérénité. Comment ? Grâce à la maintenance préventive ! Celle-ci permet en effet, grâce aux objets connectés, de prévenir les pannes et de réduire les durées d’indisponibilité des machines.

Dès lors, la production est plus fluide, les arrêts moins nombreux et moins coûteux, et les clients sont livrés dans des délais plus brefs. Tout le monde y gagne !

– Peut-on connecter tous les collaborateurs de tous les services ?

Oui, ou presque ! La transformation numérique concerne en effet de très nombreux services de l’entreprise, quel que soit son secteur d’activité. Ainsi, la plupart des collaborateurs pourraient trouver un intérêt à adopter une solution digitale.

– Quelle est la différence entre un intranet et une plateforme collaborative ?

Intranet et plateforme collaborative ont le même objectif : favoriser l’échange d’informations entre collègues de travail. La plateforme collaborative a cependant une dimension “gestion de projets” plus développée. Surtout, on peut lui adjoindre de multiples applications et fonctionnalités supplémentaires.
Q&A 3 :

– Qu’est-ce que la dématérialisation en entreprise ?

C’est le remplacement, dans une entreprise, des supports d’information (souvent en papier) par des fichiers numériques (pdf, doc…). Il ne s’agit pas uniquement de scanner des documents papiers : la dématérialisation en entreprise impose également de changer les process, afin que les informations soient directement disponibles en version digitale.

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